Multitasking to już przeszłość. Nie jesteśmy w stanie wykonywać kilku czynności jednocześnie, a w każdym razie wykonywać ich dobrze. Nasz mózg nie ma całkowitej podzielności uwagi, co pokazują badania w funkcjonalnym rezonansie magnetycznym. Podczas tego badania widać wyraźnie, że w obszarach, w których zachodzą intensywne procesy myślowe, krew szybciej przepływa, dostarczając do nich tlen i glukozę. Natomiast gdy poddana eksperymentowi osoba wykonywała dwie wymagające skupienia czynności, różne obszary mózgu podkradały sobie krew. W rezultacie żaden z nich nie został dobrze odżywiony. Nasz mózg, żeby sprostać zadaniu, przełącza się błyskawicznie z jednego obszaru na drugi, co jednocześnie wiąże się z obniżeniem jego efektywności, a w efekcie z większą liczbą popełnionych przez nas błędów. Nie ma więc co się łudzić, że jesteśmy w stanie w tym samym czasie pisać raport i negocjować z hydraulikiem koszt naprawy kranu. To nie krok do zwiększenia naszej efektywności. – Jest nim natomiast dokonywanie właściwych wyborów i podejmowanie setek mikrodecyzji każdego dnia, na co chcemy przeznaczyć kolejne pół godziny, a na co nie – uważa Wiktor Siegel, mentor, trener z wieloletnim doświadczeniem, autor książki „Efektywność osobista 4 x 4”. – Do tego należy dołożyć elastyczność, bo jeśli okoliczności się zmieniły, to trzeba szybko zareagować i zmienić podjętą decyzję. To jednak nie jedyne reguły efektywności, które działają jak prawo ciążenia: nie ważne, czy w nie wierzymy czy nie, one mają na nas wpływ.

1 Wszystko na swoim miejscu. Chodzi o zadbanie o naszą przestrzeń, żeby zawsze wiedzieć, co gdzie mamy. Dotyczy zarówno dokumentów służbowych, jak i prywatnych. Na bieżąco segregujmy i wyrzucajmy to, co już nie jest potrzebne. Ta rada może wydawać się oczywista, ale nie zawsze segregujemy i wyrzucamy papiery czy maile sukcesywnie, a szukanie potem różnych dokumentów zajmuje sporo czasu.

2 Róbmy rzeczy na zapas. Prawo Parkinsona mówi, że będziemy wykonywali daną czynność tak długo, jak to zaplanowaliśmy. Jeżeli przewidzimy na nią dwie godziny, to zajmie nam ona właśnie tyle, choć można byłoby ją skończyć wcześniej. Poza tym, im mniej stoi zadań przed nami i mamy mniejszą presję czasu, tym wolniej działamy. Dlatego w momentach, kiedy jest więcej luzu, warto zrobić rzeczy na zapas. To nas odciąży, kiedy znowu terminy zaczną gonić.

3 Matryca Eisenhowera w nowej wersji. To jedno z najbardziej znanych narzędzi pomocnych przy selekcjonowaniu zadań. Stworzył je Dwight Eisenhower, amerykański generał i prezydent USA przez dwie kadencje. Podzielił on zadania na cztery grupy:
 ważne i pilne, czyli wymagające natychmiastowego działania,
 ważne i niepilne, tu zajmujemy się planowaniem, szukaniem rozwiązań, budowaniem relacji,
 nieważne i pilne, jak nagłe telefony czy rachunki do zapłaty albo cudze priorytety, nieważne i niepilne, czyli tzw. pożeracze czasu.

Matryca, choć stworzona w latach 60. XX w., nadal jest aktualna, pod warunkiem że dostosujemy ją do obecnej rzeczywistości. – Większość z nas już wyeliminowała rzeczy niepilne i nieważne. Teraz mamy wyłącznie ważne i pilne, a tylko niektóre z nich są najważniejsze i najpilniejsze. I te wymagają szczególnego traktowania, np. załatwiania ich w pierwszej kolejności i największej koncentracji – uważa Wiktor Siegel. Poza tym, należy rozdzielić zadania na takie, które muszą być zrobione perfekcyjnie, i inne mniej dokładnie. To „mniej dokładnie” często okazuje się kluczowe dla podniesenia naszej efektywności. Na przykład często, kiedy przygotowujemy prezentację, wystarczą slajdy z prostymi grafikami, których nie musimy cyzelować. Ale jedna na dziesięć prezentacji wymaga, by każdy slajd był dopracowany w szczegółach. I my doskonale wiemy, która z tych dziesięciu musi być perfekcyjna, a którą wystarczy zrobić na 90, 80 czy 70 procent. 

4 Koniec z odwlekaniem. Prokrastynacja to jeden z wrogów efektywności. Jeżeli mamy tendencję do przesuwania terminów, warto się zastanowić, dlaczego to robimy. Prawdopodobnie dlatego, że możemy, bo nie odczuwamy konsekwencji tego postępowania. Zwykle to trwa do momentu, aż dana sprawa stanie się pilna i ważna albo wręcz najpilniejsza i najważniejsza. Odkładanie bierze się też z lęku przed porażką. Jeśli często odwlekasz zadania, odpowiedz sobie na pytania: 
Jakie trudne lub złożone zadania odkładam w nieskończoność? 
Jakie to rodzi dla mnie konsekwencje podczas odkładania (czyli w tym momencie)? 
Jakie to może rodzić konsekwencje w przyszłości? 

5 Sprawy prywatne tak samo ważne – Jeżeli nie stawiamy życia osobistego na równi z zawodowym, to wychodzi na to, że to nie my zarządzamy sobą, ale inni zarządzajuą nami – uważa Wiktor Siegel. – Warto to zmienić. A mobilizując się do działania, myślmy nie tylko o konsekwencjach, co będzie, jeśli tego nie zrobimy, ale też o korzyściach, jakie możemy osiągnąć. Taka perspektywa podniesie rangę zwłaszcza spraw prywatnych. 

6 System wartości wspiera nasze decyzje. Warto zauważyć, że decyzje w ten sposób podjęte nie muszą mieć wiele wspólnego z produktywnością, natomiast z efektywnością już tak. Jeżeli dla kogoś nadrzędną wartością jest na przykład czas dla siebie i wędkowanie, to popołudnie nad rzeką będzie dla tej osoby czasem spędzonym w sposób efektywny, a nie zmarnowanym. Ważne jest więc, żebyśmy znali swoje wartości. Kiedy one są dla nas klarowne, łatwiej jest podejmować właściwe decyzje nawet pod presją czasu i w stresie. 
Zastanów się:
Jakie są twoje nadrzędne wartości? 
Czy realizujesz je na co dzień? 

7 Stres, relacje i umiejętności komunikacyjne wpływają na naszą efektywność. Bo jak pracować wydajnie, kiedy jesteśmy zdenerwowani albo czarne myśli rozpraszają naszą uwagę? Jak zakończyć projekt czy zyskać chwilę dla siebie, skoro nie potrafimy delegować zadań w pracy czy w domu? Jak współpracować synergicznie, kiedy trudno o porozumienie? – To ewidentne przeszkody na drodze do celu – mówi Wiktor Siegel. – Dlatego warsztat o efektywności uzupełniam o zagadnienia z delegowania i asertywność. 

Te umiejętności są nam potrzebne. Opracowany przeze mnie system efektywności osobistej, który opisuje wzajemny wpływ na siebie czterech elementów: umysłu, emocji, relacji i dobrostanu, pokazuje, że jeżeli one są w harmonii, działamy w sposób najbardziej optymalny. 
iQ oznacza umysł odpowiedzialny za naszą produktywność, efektywne decyzje i wykorzystanie czasu. 
eQ to emocje, w tym również eustres, czyli optymalny poziom mobilizacji, ta szczypta adrenaliny, która nas napędza do działania. Każdy z nas ma inny poziom eustresu, więc warto się sobie przyglądać podczas pracy, żeby poznać swoje optimum. Na przeciwległym biegunie jest dystres, czyli destrukcyjny długotrwały stres szkodliwy dla zdrowia. 
sQ to z kolei relacje. Jeśli są synergiczne, to wszyscy zaangażowani odnoszą lepsze efekty, a współpraca staje się bardziej opłacalna. – Takie dobre relacje przeczą zasadom matematyki, bo jeden plus jeden to nie trzy, tylko cztery czy pięć – dodaje Wiktor Siegel.
pQ w tym modelu oznacza dobrostan, czyli efektywne zarządzanie swoją energią i zdrowiem, a także finansami. 

Powinniśmy się zaopiekować tymi czterema elementami jednocześnie, żeby podnieść efektywność. Ona spadnie, gdy na przykład nasze zdrowie szwankuje czy nie radzimy sobie z emocjami. 

8 Uwaga na pułapki! Jedną z największych jest przebodźcowanie informacjami, zadaniami do wykonania i oczekiwaniami. Na przykład przychodzące SMS-y dekoncentrują i obniżają efektywność nawet o 25 proc. Dlatego jeżeli potrzebujemy koncentracji, konieczne jest wyłączenie powiadomień mailowych, telefonu itp., żeby najlepiej, jak to możliwe, skupić się na tym, co robimy. Inną pułapką jest perfekcjonizm, dlatego warto się zastanowić, ile marnujemy czasu na rzeczy, które robimy lepiej, niż to jest wymagane. Poza tym, kiedy działamy w pośpiechu i stresie z powodu nadmiaru zadań, często najpierw załatwiamy wiele „szybkich”, niekoniecznie istotnych spraw, co daje poczucie, że już dużo zrobiliśmy. Na tę pułapkę również warto zwrócić uwagę.

Zauważ:

Nie wystarczy raz dziennie zaplanować priorytety, bo prawie na pewno się zmienią. Nie trać też czasu na zbyt szczegółowe planowanie, przeznacz go na weryfikację planu.